Générer un mandat et le faire signer

Générer un mandat et le faire signer

Cet article va vous permettre de mieux comprendre le fonctionnement de REALTY pour générer un mandat de vente de vente, de location ou de gestion directement à partir de la fiche mandat. Le fonctionnement sera exactement le même sur mobile, vous évitant ainsi de ressaisir des informations dans un autre logiciel ou de devoir rester sur un ordinateur.  

  1. Créer une fiche mandat

    1. Si vous n'avez pas encore créer de fiche estimation pour cette affaire, allez dans le module "Biens -> Mandats" puis cliquer sur "Ajouter un mandat"

      1. Saisissez toutes les informations de votre bien, les propriétaires, les données financières, diagnostics, photos, etc.
      2. Enregistrer avec la disquette en haut à droite
      3. Votre fiche mandat a maintenant le statut "mandat à faire" (il s'agit là d'un statut de mandat en attente, donc vous ne pouvez pas encore diffuser le mandat)
    2. Si vous avez déjà saisi une fiche "estimation", allez dans Biens->estimations :
      1. Cherchez la, ensuite faites "actions (les 3 petits points) -> créer -> mandat" cela va la transférer en mandat.
      2. Enregistrer avec la disquette en haut à droite
      3. Votre fiche mandat a maintenant le statut "mandat à faire" (il s'agit là d'un statut de mandat en attente, donc vous ne pouvez pas encore diffuser le mandat)

  2. Saisissez les données contractuelles de votre mandat

    1. Entrez dans votre fiche mandat, et cliquer sur l'onglet "Données contractuelles"
    2. Cliquez ensuite sur "Saisir les données contractuelles" pour saisir les éléments importants du mandat (prix, hono, durée, exclu ou non, compte rendu, conditions particulières, servitudes, etc.)
    3. À côté du champs "numéro de mandat", cliquez sur "Générer", REALTY comprendra ainsi qu'à la génération du mandat il devra lui attribuer un numéro au registre. Si vous saisissez un mandat réalisé hors Realty, renseignez le numéro de mandat attribué sur votre registre.
    4. Enregistrez vos données contractuelles pour ce mandat

  3. Générez votre mandat

    1. Après avoir enregistré vos données contractuelles pour ce mandat, un bouton bleu apparait "générer le contrat"

    2. Une fenêtre s'affiche et vous devrez cocher (ou décocher) les documents que vous souhaitez annexer au mandat, ensuite faites "valider"
    3. Votre mandat est déjà fini, il s'affiche à l'écran

    4. Vous pouvez maintenant :
      1. L'imprimer et le faire signer à la main
        1. Mais attention, REALTY n'est pas devin, si vous faites cela, générer à nouveau le mandat et cliquez sur "marquer comme signé" afin d'indiquer au logiciel que vous avez fait signer ce mandat et qu'il a bien une date de démarrage ( sans cela, vous ne pourrez pas diffuser le mandat
      2. Le télécharger
      3. L'envoyer par email, et dans ce cas, vous pouvez juste avant cliquer sur "filigrane" en haut à droite et cela mettre le mot "projet" sur tout le contrat
      4. Le faire signer électroniquement à toutes les parties :
        1. Cliquer sur "signer électroniquement"
        2. Choisissez entre le mode "signature en face à face" ou "plus tard par mail"
          1. Signature en face à face : Cela affichera le contrat à signer sur votre écran, et chaque partie va recevoir un code par sms qu'il faudra saisir pour authentifier sa signature
          2. Plus tard par mail : Cela enverra un lien par email et SMS à chaque partie pour quelle signe le contrat en ligne
        3. Informations importantes :
          1. Une signature électronique est facturée 0,5 crédits par signataire puisque nous devons payer le prestataire officiel de signature électronique (Yousign) afin de bénéficier d'une signature conforme au règlement eIDAS, valable devan,t tous les tribunaux européens, et de pouvoir aussi bénéficier du stockage du dossier de preuve durant 10 ans en cas de litige
          2. Pour qu'une signature ait une valeur probante, vous devez avoir numérisé la pièce d'identité de chaque signataire, cela renforce sa valeur en cas de litige

  4. Suivez les étapes de signature de tous les signataires

    1. Quand vous avez lancé la procédure de signature, un écran apparait et vous permet de voir qui a reçu le ocntrat, qui l'a ouvert, lu et surtout qui l'a signé
    2. Tant que tout le monde n'a pas encore signé le contrat, vous pouvez annuler la procédure de signature, ensuite vous ne pouvez plus, le contrat est figé

  5. Démarrer la diffusion du mandat

    1. Quand toutes les parties ont signé le mandat, sur l'écran d'accueil prinicpal du mandat, vous avez un bouton qui apparait "démarrer la diffusion", si vous cliquez dessus, REALTY lancera automatiquement la diffusion de ce mandat sur tous vos supports :
      1. Site web agence
      2. Portails immmobiliers
      3. Réseaux sociaux (si vous les avez connectés)
      4. Relance auprès des contacts qui habitent autour du bien
      5. Relance de tous vos acquéreurs potenties pour ce bien (rapprochement automatique)
      6. Etc.

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