Cet article a pour but de vous présenter l'ensemble des préceptes de REALTY concernant le cycle de vie de votre mandat, de sa création à sa clôture.

1) Création de la fiche mandat

Pour créer un mandat et débuter sa commercialisation, la première étape consiste à créer une fiche dédiée.

• Allez dans le menu Bien > Mandats et cliquez sur Créer un mandat.

• Saisissez toutes les informations requises.

• Une fois enregistrée, vous accédez à une fiche mandat portant le statut "Mandat à faire".

À savoir : À ce stade, il s'agit d'une fiche sans conséquence. Vous ne pouvez pas encore commercialiser le bien ni le publier sur internet. Pour cela, il est impératif de changer son statut en "Mandat signé".

2) Activer un mandat pour obtenir le statut "Mandat signé"

Deux cas d'usage sont possibles selon votre situation :

a) Si le mandat a été signé en dehors de REALTY

Si vous aviez déjà fait signer ce mandat auparavant, suivez ces étapes :

1. Allez dans la fiche mandat.

2. Cliquez sur l'onglet "Données contractuelles".

3. Complétez les informations essentielles (prix, honoraires, délais, votre ancien numéro de mandat, etc.) puis enregistrez.

4. Cliquez sur "Générer le contrat". Comme il est déjà signé physiquement, il est inutile de relancer une procédure de signature : cliquez simplement sur "Marquer comme signé".

5. Attention : Prenez soin d'indiquer la date réelle de signature de votre mandat d'origine. REALTY s'appuie sur cette date pour calculer automatiquement les délais et les fins de mandats. Votre mandat passe alors au statut "Mandat signé".

b) Si vous souhaitez signer un nouveau mandat avec REALTY

1. Allez dans la fiche mandat, onglet "Données contractuelles".

2. Complétez les données (prix, honoraires, délais, etc.).

3. Cliquez sur "Générer un numéro de mandat au registre" : cela réserve immédiatement un numéro sur votre registre intégré.

4. Enregistrez les données contractuelles.

5. Cliquez sur "Générer le contrat", puis choisissez le mode de signature :

   • Par signature électronique : Cliquez sur le bouton "Signer électroniquement" puis cochez "Plus tard par email" et validez. Toutes les parties reçoivent le document. Une fois que tout le monde a signé, vous recevrez la possibilité de le contresigner. Le statut passera automatiquement en "Mandat signé".

   • Signature manuscrite sur papier : Cliquez sur le bouton "Imprimer". Une fois signé sur papier, générez à nouveau le mandat dans l'outil et cliquez cette fois-ci sur "Marquer comme signé" en indiquant la date réelle de signature. Cela permet de déclencher les délais légaux dans REALTY.

3) Comment bien démarrer la commercialisation du mandat

Dès que le statut passe en "Mandat signé", un bouton "Démarrer la commercialisation" apparaît en haut à droite. Avant de cliquer, vérifiez les points suivants :

• Vérifiez vos textes publicitaires : Dans l'onglet "Textes publicitaires", générez vos textes (vous-même ou avec l'aide de l'IA). Conseil : Évitez de copier-coller des emojis, car certains portails immobiliers les refusent.

• Vérifiez vos photos : Cliquez sur le stylo (Modifier) en haut de la fiche, puis "Modifier le bien", rubrique "Photo". Vérifiez l'ordre et le nom des fichiers. Vous pouvez supprimer le nom d'un fichier et cliquer sur la petite flèche : REALTY vous proposera alors d'utiliser le nom d'une pièce ou d'une annexe déjà saisie.

• Vérifiez la diffusion : Dans l'onglet "Publicité", assurez-vous que les portails souhaités sont bien activés.

Une fois que tout est prêt, cliquez sur "Démarrer la commercialisation". REALTY réalise alors automatiquement les actions suivantes :

• Vérification du numéro au registre des mandats.

• Envoi d'un email de remerciement aux propriétaires.

• Notification à l'ensemble de l'équipe pour les informer de la nouvelle entrée (vente ou location).

• Relance automatique des acquéreurs ou locataires potentiels cherchant un bien similaire.

• Si Click and Visit est activé, proposition aux prospects de planifier eux-mêmes une visite dans votre agenda.

• Diffusion du bien sur votre site web agence et sur l'ensemble de vos portails immobiliers partenaires.

• Prospection ciblée : Envoi d'un message à tous les contacts de votre annuaire habitant dans un périmètre de 500 mètres autour du bien pour les informer de cette nouveauté.

4) Actions possibles depuis un mandat

Le bouton "Actions" (ou les 3 petits points) vous permet de piloter l'intégralité de votre dossier :

• Créer : Un rendez-vous, une visite, une note, une tâche, un contrat de vente (offre, compromis) ou un bail.

• Envoyer ou Imprimer :

  • Fiche technique (collaborateur ou client).

  • Documents du bien (plans, taxes, diagnostics, règlement de copropriété, etc.).

  • Affiche vitrine (plusieurs modèles disponibles).

  • Compte rendu de commercialisation pour les vendeurs (incluant statistiques publicitaires et visites).

  • SMS, email, courrier simple ou recommandé.

5) Rapprochement acquéreurs

Dans l'onglet "Acquéreurs", vous visualisez tous les profils à relancer, ceux déjà contactés et ceux ayant déjà visité.

• Via les 3 petits points sur la ligne d'un acquéreur, vous pouvez lui envoyer une proposition directe par email ou créer une visite.

6) Créer une offre d'achat

Depuis le mandat (Actions > Créer > Un contrat de vente) :

• Saisissez l'acquéreur, le type de contrat final (compromis ou promesse), le prix et la date de l'offre.

• Enregistrez, puis allez dans les données contractuelles pour générer le document.

7) Créer un compromis de vente ou une promesse

Depuis le mandat (Actions > Créer > Un contrat de vente) :

• Prenez le temps de bien saisir l'acquéreur et les informations détaillées : notaire, prix, honoraires, délais, charges, travaux, etc.

• Renseignez scrupuleusement les données de financement (notamment en cas de condition suspensive).

• Enregistrez le tout et générez votre document dans l'onglet données contractuelles.

8) Résilier ou terminer le mandat

Si vous devez arrêter un mandat (résiliation reçue ou vente directe par le propriétaire) :

• Allez sur votre mandat : Actions > Indiquer > Une résiliation.

• Complétez les informations demandées. REALTY s'occupe du reste :

1. Envoi d'un email de confirmation aux propriétaires.

2. Notification à votre équipe.

3. Dépublication immédiate du bien de votre site web et des portails immobiliers.